Si vous ne trouvez pas de réponses à vos questions, contactez-nous par email.
Comment accéder aux modes d'emploi de collecte-pro ?
Il existe deux tutoriels pour les utilisateurs de collecte-pro :
Je ne connais pas mon mot de passe pour me connecter, comment faire ?
Si vous êtes un agent du pôle ministériel : connectez-vous avec votre compte Cerbère.
Si vous n’avez pas de compte Cerbère : vous devrez en créer un à l’adresse https://authentification.din.developpement-durable.gouv.fr/ en suivant la procédure décrite dans le Guide d'utilisation du portail Cerbère à destination des usagers externes
En tant que répondant, je n'ai pas de réponses à une question. Que faut-il faire ?
Il se peut que vous n'ayez pas d'éléments de réponse ni de pièces justificatives à apporter à une question. Dans ce cas, nous vous recommandons :
- De créer un document, par exemple un fichier Word, où vous expliquerez brièvement que vous n'avez pas d'élément de réponse.
- Ensuite, vous pourrez déposer ce fichier Word ou une version PDF sous la question concernée.
Cette information est importante pour les équipes d'instruction. Elle évitera les malentendus et le risque que la même question vous soit reposée dans un prochain questionnaire.
En tant que répondant, est-il possible de déposer plusieurs documents à la fois ?
Oui. collecte-pro permet de déposer plusieurs fichiers à la fois : textes (Word ou OpenOffice), tableaux (xls, xlsx, calc, ...), documents de type PDF, bases de données et fichiers compressés ou zippés.
En tant que répondant, est-il possible de déposer des dossiers ?
Non. Il n'est pas possible de déposer un ou plusieurs dossiers.
Il est en revanche possible de déposer un fichier compressé ou zippé.
Pour compresser ou zipper un dossier, nous vous conseillons d'utiliser la solution 7-Zip. Voir la numthèque du pôle ministériel : https://numerique.metier.e2.rie.gouv.fr/7zip-a26037.html
En tant que répondant, est-il possible de modifier ou supprimer un document déposé par erreur ?
Oui. Il est possible de remplacer un document déposé sur collecte-pro. En cas d’erreur, vous pouvez mettre le document à la corbeille. En revanche, celui-ci ne sera pas supprimé définitivement. La corbeille reste consultable par l’équipe d’instruction.
En tant que répondant, est-il possible de déposer un fichier très volumineux ?
Oui, mais dans la limite d'une taille maximale de 256 Mo.
Si votre fichier est d'un volume supérieur vous pouvez :
- le compresser ou le zipper
- le diviser en plusieurs fichiers
- contacter l'équipe d'instruction pour trouver un autre canal de partage de documents
Pour compresser ou zipper un dossier, nous vous conseillons d'utiliser la solution 7-Zip. Voir la numthèque du pôle ministériel : https://numerique.metier.e2.rie.gouv.fr/7zip-a26037.html
En tant que répondant, est-il possible de déposer des fichiers contenant des données sensibles ?
Si certains documents contiennent des données sensibles, il est impératif de les chiffrer avant leur dépôt dans collecte-pro.
L’utilisation du logiciel 7-zip est recommandée. Voir : https://numerique.metier.e2.rie.gouv.fr/7zip-a26037.html
La clé de déchiffrement devra être transmise à l’équipe d’instruction par un autre moyen de communication que collecte-pro.
En tant que demandeur, est-il possible de modifier la numérotation de mes questions ?
Il n'est pas possible de modifier la numérotation de vos questions. Elle est générée automatiquement par collecte-pro lorsque vous créez votre questionnaire.
En tant que demandeur, je dois adresser des questionnaires différents à plusieurs organismes. Comment faire ?
collecte-pro vous permet de créer autant d'espaces de dépôt que vous le souhaitez.
Chaque espace de dépôt correspondra à un organisme interrogé différent.
Chaque espace de dépôt est étanche et sécurisé. Concrètement, l'organisme X ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt X tandis que l'organisme Y ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt Y.
Exemple :
Pour la procédure « FBI », vous pouvez créer un espace de dépôt pour le « FBI » et un second pour le « Secrétaire d'Etat à la défense ». L'équipe d'instruction pourra voir ces deux espaces. En revanche, le FBI et le secrétaire d'Etat à la défense ne verront que leur propre espace de dépôt.
En tant que demandeur, je souhaiterais créer des sous-parties ou sous-thèmes à mon questionnaire. Cela est-il possible ?
Il n'est pas possible de créer des sous-thèmes ou des sous-parties dans un questionnaire.
Sur collecte-pro, il existe trois niveaux de granularité :
- Nom du questionnaire
- Thèmes (ou parties) du questionnaire
- Questions de chaque thème.
Les équipes prévoyant la granularité suivante ne peuvent pas le faire sur collecte-pro :
- Nom du questionnaire
- Thèmes (ou parties) du questionnaire
- Sous-thèmes (ou sous-partie) de chaque thème
- Les questions de chaque thème.
Certaines équipes d'instruction ayant prévu initialement un questionnaire comportant des sous-thèmes ont privilégié la création de plusieurs questionnaires. Ainsi le nom de leur questionnaire N°1 correspond au nom de leur thème N°1 initial.
En tant que demandeur, je souhaite adresser le même questionnaire à plusieurs organismes interrogés différents. Comment faire ?
Pour vous éviter de ressaisir plusieurs fois le même questionnaire, vous pouvez dupliquer un espace de dépôt en sélectionnant le ou les questionnaires que vous souhaitez adresser à un nouvel organisme. Consultez le mode d'emploi.
En tant que demandeur, je souhaite exporter les réponses déposées
Il est possible d'exporter les réponses déposées très simplement à partir de l'espace concerné en cliquant sur Exporter (Zip).
L’export d’un volume important de documents peut prendre du temps. Un message de téléchargement durant l'exécution du processus. Lorsqu’il sera terminé, votre navigateur vous avertira de la fin du téléchargement ou bien vous affichera un message vous demandant de préciser le répertoire où les fichiers doivent être stockés.
En tant que répondant ou demandeur, je souhaite proposer une amélioration de la solution collecte-pro.
Vous avez une idée pour améliorer collecte-pro, vous pensez qu'une option manque ou bien vous souhaitez nous donner votre avis ? Vous pouvez nous contacter par mail à l’adresse contact@collecte-pro.gouv.fr ou sur GitHub.
L'un de nos buts est d'augmenter l'efficacité de cette solution pour nos utilisateurs. Toutes les propositions d'amélioration sont les bienvenues. Elles sont étudiées au regard de leur impact direct pour les utilisateurs, demandeurs, comme répondants : gain de temps, réduction des délais d'instruction, facilité de compréhension...